Recueil d'idées pour améliorer le fonctionnement des réunions, issues d'un atelier de l'Altervillage 2009 animé par Pierre qui a expérimenté d'autres modes de réunion en Allemagne. Chaque méthode doit bien sûr être adaptée au type de réunion, publique ou de travail, selon que les personnes se connaissent ou pas, à la taille du groupe etc.

• Les conditions d'une réunion de qualité
  

* Une réunion est autant plus efficace

   - qu'elle permet la participation de chacun

   - qu'elle est animée de manière non autoritaire afin de permettre que de nouvelles choses puissent en sortir

   - qu'elle est non violente,  sans prise de parole excessive et avec une bonne gestion des conflits.

* Une bonne réunion est souvent une réunion qui a été bien préparée à plusieurs: si l'on sait clairement où on veut aller, cela limite beaucoup les disgressions.

* Il est souhaitable que la personne qui anime la réunion ait été formée à cela.

* Un mini-bilan en fin de réunion permet de mettre en évidence les points positifs et négatifs de la réunion, afin que ça serve pour les suivantes.

Chaque personne peut ainsi noter un point positif et un point négatif.

En Allemagne on voit 5 points de bilan matérialisés par les doigts de la main. Ils sont d'abord écrits sur une feuille où l'on a dessiné le contour de sa main, puis exprimés oralement en désigant chacun de ses doigts à tour de rôle. Pouce = ce que j’ai aimé;  index = les points qui posent encore question;   majeur = ce qui ne me va pas; annulaire = les relations sociales;  auriculaire = ce qui me restera de la réunion et que j’emporte avec moi.

•  Prendre le temps d'apprendre à se connaître et de créer un climat de confiance.

Cela facilite ensuite le travail du groupe en permettant de trouver plus facilement des consensus et en limitant les confrontations.

* Prévoir un temps convivial avant la réunion pour que les gens puissent se rencontrer de manière informelle

* Par groupes de 8 environ, faire des paires successives avec des personnes différentes en cherchant un point commun avec chacun. Ceux-ci seront ensuite exprimés en groupe.

* Dans un groupe assez grand, il est possible de trouver des affinités ou des points communs entre les personnes en leur demandant de se déplacer dans la salle en fonction de leur réponse à une question. Par exemple, les personnes peuvent de situer spatialement en fonction de leur lieu d'habitation. On peut aussi placer des papiers indiquant "je suis d'accord" ou "je ne suis pas d'accord" sur des murs opposés et demander aux personnes de se répartir selon leur niveau d'approbation. Etant donné l'objectif recherché, on évitera évidemment les thèmes conflictuel.

• Favoriser l'expression de tous
  

* Organiser des tours de table réguliers pendant la réunion pour permettre d'avoir le point de vue de chacun plusieurs fois. Mais c'est plus difficile dans un grand groupe car cela prend alors trop de temps.

* Donner la priorité à ceux qui n’ont pas parlé quand plusieurs mains se lèvent

* Faire une double liste pour les demandes de prises de parole: inscrire sur une deuxième liste les personnes qui ont déjà parlé, le but étant de leur demander d’attendre avant de s’exprimer à nouveau. Inconvénients : les plus bavards parleront à la fin et auront le dernier mot. On peut aussi faire une liste pour les hommes et une autre pour les femmes, ces dernières ayant tendance à moins parler, en particulier dans un grand groupe.

* Utiliser des cartons de couleurs est efficace quand tout le monde est assis en rond. Chacun a un lot de cartons de couleurs différentes pliés en L. Chaque couleur a un sens (vert = je suis d’accord, rouge = je m’oppose, jaune = j’ai une question, etc.) et chacun a constamment devant lui sur la table le carton de la couleur qui correspond à ce qu’il pense. Ainsi tout le monde voit d’un coup d’œil l’ensemble des avis et donc le niveau de consensus. Cette méthode permet à tous de donner son avis, y compris aux personnes plus réservées, alors qu'elles n'auraient peut-être pas osé demander la parole en levant la main.

*  Avant la date de la réunion, demander à chacun d'envoyer les 5 points importants qu'il souhaite voir à l'ordre du jour (ce peut être sur un espace  Web collaboratif, par exemple). Tout le monde ose ainsi  dire de quoi il veut parler. Cela permet de dégager les points prioritaires et ceux qui pourront être reportés. Pendant la réunion on s’assure que tous les points prévus ont été abordés. Ceci permet à chacun de participer au déroulement de la réunion même s'il n'a pas pris lui-même la parole. De plus, les personnes ont ainsi eu le temps de réfléchir aux différentes questions, ce qui facilitera ensuite leurs interventions lors de la réunion.

* Il existe une gestuelle reconnue internationalement qui aide à gérer les tours de parole.

Lever l'index pour demander à parler. Lever les deux index pour une réponse directe et courte.

Une rotation des deux mains en "moulinet" signifie que l'intervenant est trop long et qu'il faut passer au suivant.

Lever les mains avec une rotation des poignets montre son approbation. Le même geste avec les doigts vers le bas signifie sa désapprobation.

•  Comment trouver un consensus?

* L'usage des cartons de couleur et des gestes aide à évaluer l'état du consensus ou des divergeances.

* Dans un petit groupe, on peut aussi utiliser les doigts de la main pour préciser plus finement le niveau d'accord: pouce levé = accord; 2 doigts levés = bien mais on peut faire mieux; 3 doigts levés = moyen; 4 doigts levés = pas d'accord mais vous pouvez le faire quand même; 5 doigts levés = veto.

* En cas de débat insoluble dans un gros groupe, il est préférable de scinder ce groupe en plusieurs de 5 ou 6 personnes, constitués de manière alléatoire, ce qui modifie l'influence des personnes dominantes. Le débat peut s'y poursuivre dans des conditions plus favorables, avant de revenir faire le point tous ensemble.

* Reformuler ce que chacun a dit, en demandant si l'on a bien compris, évite les malentendus. Chacun se sent ainsi pris en compte ce qui désamorce l'agressivité.  Une personne peut être d’accord avec une reformulation bien qu’elle ne l'aurait pas dit comme ça, et ce n’est pas toujours anodin. Etre vigilent car certaines personnes peuvent utiliser ce procédé pour manipuler les autres.

* Certaines personnes sentent plus facilement le point qui fait discension et où peut se situer le consensus. Elles sont ainsi capables de formuler quelque chose de nouveau acceptable par tous. Cette faculté est liée à leurs qualités humaines: leur qualité d'écoute, leur connaissance et leur respect de chaque personne. L'historique des différentes organisations représentées est utile à connaître pour discerner les points qui font blocage. 

•  Comment neutaliser les interventions d'une personne excitée?

* Bien préparer les débats pour que le cadre soit clair dès le départ.

* Passer à un autre sujet sans lui répondre dès que l'on réussit à reprendre la parole.

* Prévoir plusieurs personnes pour gérer le débat, qui pourront ainsi intervenir à tour de rôle de manière à ce que l'agressivité de cette personne ne soit reportée sur la personne chargée de modérer la discussion ou de la ramener au sujet du débat.

* Intervenir en baissant l'intensité de sa voix.

•  Gérer le temps.

* La meilleure manière de faire commencer les réunions à l'heure est de prendre l'habitude de les commencer effectivement à l'heure prévue.

* Utiliser un signal sonore aide à rassembler tout le monde.

* Limiter le temps de la réunion, chronométrer le temps passé sur chaque point et donner régulièrement le temps restant. Cela motive les gens à avancer.

•  Comment faire pour qu'une réunion publique donne l'envie de faire quelque chose ensuite?
  

* Questionner les gens, les impliquer en les incitant à trouver par eux-même des solutions. Les décisions doivent venir des personnes présentes et non des animateurs.

* Créer des liens entre les personnes, trouver des points communs, de manière à ce qu'ils ne se sentent pas transparents. Organiser des petits groupes ayant un sujet à traiter en commun oblige à parler ensemble.

•  Pour plus d'efficacité au-delà de la réunion:

* Acter par écrit les engagements de chacun, les délais requis... et l'inclure dans le compte-rendu envoyé aux différentes personnes présentes.

* Pour un travail devant être mené à plusieurs, désigner une personne référente qui sera responsable de sa mise en oeuvre. Prévoir aussi un coordinateur qui prendra contact avec chaque référent pour connaître l'avancée du travail de son groupe.

Compte-rendu de Régis complété.